Innerhalb der Stadtverwaltung ist die Freiwillige Feuerwehr Kaarst dem Fachbereich II zugeordnet. Die für die Feuerwehr anfallenden Verwaltungstätigkeiten und Organisationsangelegenheiten werden in der Abteilung 32-370 „Feuerwehrangelegenheiten“ im Bereich 32 „Ordnungsangelegenheiten, Bürgerbüro und Feuerwehr“ bearbeitet.
In dieser Abteilung werden alle verwaltungsmäßigen Aufgaben abgewickelt, um die organisatorischen und wirtschaftlichen Voraussetzungen für die Unterhaltung der Freiwilligen Feuerwehr Kaarst zu schaffen und die gesetzlichen Pflichtaufgaben wahrnehmen zu können.
Elf Mitarbeiter und ein FSJ-Leistender der Stadtverwaltung übernehmen werktags Aufgaben für die Feuerwehr und unterstützen die Einsatzabteilungen. Zur Entlastung der Freiwilligen Feuerwehr werden kleinere Einsätze durch die Mitarbeiter der Verwaltung übernommen.
Zu den Aufgaben der Bediensteten der Abteilung 32-370 gehören insbesondere die Organisation einer leistungsfähigen Freiwilligen Feuerwehr, die Verwaltung der Feuerwehr sowie die Warnehmung der gesetzlich geforderten Aufgaben nach dem Gesetz über den Brandschutz, die Hilfeleistung und den Katastrophenschutz (BHKG).
Drei Mitarbeiter sind für die reinen Verwaltungstätigkeiten, wie die Personalverwaltung, die Planung der Finanzmittel für den städtischen Haushalt, die Abrechnung für kosten- oder entgeltpflichtige Leistungen der Feuerwehr sowie die Abwicklung aller Beschaffungs- und Instandhaltungsmaßnahmen zuständig.
Vier Gerätewarte sorgen für die Sicherstellung der Einsatzbereitschaft der technischen Ausrüstung, Schutzausrüstungen, Einsatzmittel und Fahrzeuge. Ein weiterer großer Schwerpunkt ihrer Arbeit liegt in der Prüfung und Wartung des gesamten Atemschutzbereiches, inklusive des Chemikalienschutzanzuges und der Mehrgasmessgeräte.
Vier weitere Mitarbeiter sind für die Bereiche Brandschutzerziehung und –aufklärung, Brandverhütungsschauen und Einsatzvorbereitung im sogenannten vorbeugenden Brandschutz zuständig.