Aufgaben des Stadtarchivs

Die Errichtung und Unterhaltung eines Stadtarchivs ist eine kommunale Pflichtaufgabe. Die gesetzlichen Grundlagen seines Handelns sind das Archivgesetz Nordrhein-Westfalen und die Verordnung über die Nutzung und die Gebührenerhebung des Stadtarchivs Kaarst. Das Stadtarchiv als Gedächtnis der Stadt ermöglicht die Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns und die Erforschung der Stadtgeschichte durch die Archivierung originaler Unterlagen.

Die Archivierung umfasst folgende Aufgaben:

Erfassung

Die Stadtverwaltung, die kommunalen Verbände und die Schulen und Kindergärten in städtischer Trägerschaft haben alle Unterlagen, die sie zur aktuellen Aufgabenerledigung nicht mehr benötigen, dem Stadtarchiv zur Übernahme anzubieten. Das Stadtarchiv hat sich ein Bild über den Umfang, die Beschaffenheit und den Erhaltungszustand dieser Unterlagen zu machen.

Bewertung

Das Stadtarchiv bestimmt aus dieser Masse die Unterlagen mit einem bleibenden Wert für die Erforschung und Vermittlung der Kaarster Stadtgeschichte, für den Stadtrat, die Stadtverwaltung, Rechtsprechung oder Dritte.

Übernahme

 Die Unterlagen mit einem bleibenden Wert werden dauerhaft in das Stadtarchiv übernommen. Unterlagen ohne bleibenden Wert werden datenschutzgerecht vernichtet.

Verwahrung und Sicherung

Die archivierten Unterlagen werden in besonders gesicherten Räumen verwahrt und vor widrigen klimatischen Einflüssen, vor Licht, Verschmutzung und Beschädigung durch äußere Einwirkungen geschützt. In den Räumen herrscht ein konstantes Klima. Die Unterlagen werden von Metallteilen und Klebestreifen befreit und in säurefreie Mappen und Kartons verpackt.

Ergänzung

Das Stadtarchiv kann auch private Unterlagen von Personen, Vereinen, Parteien, Verbänden, Handwerks- und Wirtschaftsbetrieben archivieren, um die amtliche Überlieferung zu ergänzen. Das Stadtarchiv archiviert die privaten nach den gleichen rechtlichen Bestimmungen wie die amtlichen Unterlagen.

Erhaltung und Instandsetzung

Alle archivierten Unterlagen sind im Original zu erhalten. Das Stadtarchiv hat Maßnahmen zum Schutz der Unterlagen und der Sicherung der Informationen etwa durch Digitalisierung oder Mikroverfilmung zu ergreifen. Darüber hinaus sind geschädigte Unterlagen etwa durch Reinigung, Entsäuerung oder Restaurierung instand zu setzen.

Erschließung

Die archivierten Unterlagen werden nach ihrer Herkunft Archivbeständen zugeordnet. Zu jedem Bestand wird ein Verzeichnis mit groben Beschreibungen der Unterlagen angefertigt. Dies geschieht mit einer speziellen Archivierungssoftware, die auch eine automatisierte Recherche in den Beständen ermöglicht. Die Verzeichnisse sollen künftig auch im Internet bereitgestellt werden.

Erforschung

Das Stadtarchiv hat den gesetzlichen Auftrag zur Erforschung der Kaarster Stadtgeschichte beizutragen und diese Ergebnisse zu vermitteln. Dies kann durch Publikationen, Ausstellungen, Vorträge oder andere Veranstaltungen geschehen.

Bereitstellung

Jeder kann nach den rechtlichen Bestimmungen die archivierten Unterlagen auf Antrag nutzen. Die Nutzung erfolgt in der Regel durch persönliche Einsichtnahme in den Räumen des Stadtarchivs.

Veröffentlichung

Das Stadtarchiv kann ausgewählte archivierte Unterlagen auch veröffentlichen, etwa durch Buchpublikationen, Ausstellungen und Bereitstellung im Internet.

 

Kontakt

Herr Woelke


Rathaus Kaarst
Raum U28
Am Neumarkt 2
41564 Kaarst