Allgemeine Hinweise

Als Öffentliche Auftraggeberin ist die Stadt Kaarst zur Anwendung des Vergaberechts verpflichtet. Sie hat daher bei den Beschaffungen von Bau-, Liefer- und Dienstleistungen und weiteren Bedarfen die folgenden übergeordneten vergaberechtlichen Grundsätze zu beachten: Transparenz, Gleichbehandlung, Wettbewerb, Wirtschaftlichkeit, Fairness, Unparteilichkeit, Ergebnisoffenheit. Die hierbei im Detail anzuwendenden Rechtsgrundlagen (Gesetze und Verordnungen) sind weiter unten aufgeführt.

Für die Umsetzung der Vorgaben in allen Vergabeverfahren der Stadt Kaarst und die Koordination der einzelnen Verfahrensschritte ist die Zentrale Submissionsstelle zuständig. Sie ist im Bereich Recht angesiedelt.

Erläuterungen zur Durchführung von Vergabeverfahren

Die Vergabeverfahren der Stadt Kaarst werden in allen Schritten elektronisch abgewickelt. Hierzu nutzt die Stadt die Vergabeplattform „Vergabemarktplatz Rheinland“ (https://www.vmp-rheinland.de). Diese Plattform wird von d-NRW AöR (Anstalt öffentlichen Rechts) und dem Dienstleister cosinex GmbH betrieben. Die dort erhobenen und verarbeiteten Daten sind auf Servern der öffentlichen Verwaltung gespeichert. Die Speicherung der Daten und deren Verarbeitung entspricht daher den geltenden Datenschutz-  und Datensicherheitsvorgaben nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Die elektronische (digitale) Abwicklung der Vergabeverfahren beinhaltet die folgenden Schritte:

• elektronische Bekanntmachung von Beschaffungsabsichten (Ex-Ante-Transparenz), von Teilnahmewettbewerben, Öffentlichen Ausschreibungen und europaweiten Vergabe¬verfahren
• elektronische Zurverfügungstellung der Vergabeunterlagen
• elektronische Kommunikation mit allen Beteiligten (z.B. die Entgegennahme von Bieterfragen und deren Beantwortung, die Aktualisierung von Vergabeunterlagen, die Information über eventuelle Fristenänderungen o.ä.)
• elektronische Abgabe/Entgegennahme von Teilnahmeanträgen oder Angeboten durch die Bieter
• elektronische Übermittlung von Submissionsergebnissen, soweit zulässig
• elektronische Nachforderung von Unterlagen oder die Bitte um Aufklärung zu den eingegangenen Angeboten
• elektronische Durchführung von Verhandlungen, soweit zulässig
• elektronische Übermittlung der Vergabeentscheidung
• elektronische Übermittlung von Einsprüchen seitens der Bieter bzgl. der bekanntgegebenen Vergabeentscheidung
• elektronische Bekanntmachung des Auftragnehmers (Ex-Post-Transparenz)

Wichtige Erläuterungen zur elektronischen Abwicklung von Vergabeverfahren

Die zuvor beschriebenen Schritte bei der elektronischen Vergabe werden ausschließlich über die Vergabeplattform durchgeführt. Kontakte außerhalb dieser Plattform, z.B. per Mail, sind nicht rechtswirksam, da sie nicht den Vorgaben des Vergaberechts entsprechen. Die Vertraulichkeit der Daten ist dadurch nicht sichergestellt.

Da Vergabeverfahren nunmehr ausschließlich digital (elektronisch) durchgeführt werden, ist es nicht mehr zulässig, Teilnahmeanträge oder Angebote in Papierform bei der Verwaltung einzureichen. Solche Unterlagen werden nicht gewertet. Die Bieter nehmen mit dem Angebot in Papierform nicht am weiteren Verfahren teil.

Die Digitalisierung der Vergabeverfahren hat es notwendig gemacht, die bisherige Unterschrift auf den einzelnen Formularen zu ersetzen. Nun wird die einfache Textform nach § 126 b Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) angewendet. Es ist daher ausreichend, dass der Name der handelnden Person angegeben wird.

Auflösung der Bieterkartei

Über einen längeren Zeitraum hinweg wurde seitens der Stadt Kaarst eine Bieterkartei geführt, um für Baugewerke, aber auch für Dienstleistungen oder Lieferungen interessierte Unternehmen direkt kontaktieren zu können und somit zur Beteiligung an Vergabeverfahren aufzufordern. Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung und der Nutzung von Suchmaschinen im Internet sowie der umfänglichen Transparenzpflichten, die für öffentliche Auftraggeber bei vielen Beschaffungsvorgängen zu beachten sind, ist es für interessierte Unternehmen jedoch zielführender, sich zeitnah und auf ihr jeweiliges Portfolio zugeschnitten online über aktuelle Vergabeverfahren im öffentlichen Sektor zu informieren und Teilnahmemöglichkeiten in Anspruch zu nehmen. Alle Vergabeverfahren, die die Stadt Kaarst durchführt, werden über die Vergabeplattform bekanntgegeben. Daher hat die Stadt Kaarst die Bieterkartei aufgelöst.

Rechtsgrundlagen im Vergaberecht

• Städtische Vergabeordnung der Stadt Kaarst
• Weitere gesetzliche Grundlagen im Vergaberecht: https://www.vergabe.nrw.de/wirtschaft/vergaberechtsvorschriften-0

Fragen oder Anmerkungen?

Bei Fragen oder Anmerkungen zum Thema „Vergaberecht bei der Stadt Kaarst“ können Sie sich jederzeit an die Mitarbeitenden der Zentralen Submissionsstelle wenden. Die Kontaktdaten finden Sie nebenstehend.